Bouwsteen 2: Bied de principes van projectmatig werken aan

Het uitvoeren van een doelmatigheidsproject is vaak de eerste confrontatie van een aios met projectmatig werken in een zorgomgeving. Het effect van deze onervarenheid is dat veel aiossen pas gaandeweg bepaalde zaken ontdekken. Het proces typeert zich door een trial-and-error-aanpak. Een dergelijke benadering leidt helaas vaak tot vertraging. Bovendien kan er negativiteit rondom het project ontstaan bijvoorbeeld doordat aiossen over het hoofd zien om anderen bij het project te betrekken wat regelmatig leidt tot weerstand. Ten slotte werkt ook de breedheid van het begrip doelmatigheid niet mee om een goede afbakening van vragen en doelen te realiseren. Mede hierom is het van groot belang dat aiossen direct aangeleerd krijgen hoe ze projecten moeten aanvliegen.

1. Ontwerp een concreet projectplan

Het ontwerpen van een concreet projectplan zorgt voor een fundamentele basis om het verdere verloop van het project te ontwikkelen, uit te voeren en vooral te monitoren. Er kan een standaard formaat voor een projectplan gemaakt worden dat aiossen kan helpen alle essentiële elementen mee te nemen in het proces. De volgende elementen moeten daar hoe dan ook in opgenomen worden.

  • Definieer het probleem (voer een probleem-analyse uit)

  • Definieer en meet projectdoelen met proces-en uitkomstindicatoren

2. Identificeer en betrek stakeholders

Het betrekken van stakeholders is van cruciaal belang voor het succes van het project. Zo kunnen ze waardevolle expertise bezitten, of hebben een bepaalde status die nodig is om het project in praktijk te  brengen et cetera. Het bleek dat veel aiossen aan het begin van hun carrière helemaal nog geen goed overzicht hebben van een ziekenhuisorganisatie, omdat dit onderbelicht wordt in de opleiding. Hierdoor hebben ze nauwelijks zicht welke stakeholders hen eventueel zouden kunnen helpen. Zelfs al realiseren ze zich dat ze bepaalde mensen nodig hebben, dan nog kan het dus lastig blijken om deze personen te bereiken. De volgende strategieën werden genoemd voor aiossen om relevante stakeholders te bereiken.

  • Geef aiossen de kans om hun voorstel kenbaar te maken aan anderen: laat aiossen bijvoorbeeld hun idee pitchen tijdens een vergadering zodat het kan worden scherp gesteld en de staf meteen mee kan denken over vervolgstappen: waar moet je op letten? Hoe kan de staf helpen? Je kunt op deze manier ook meteen testen of het probleem wel wordt herkend, een belangrijke fundering van het project.  

  • Laat de aiossen een officiële project kick-off organiseren: het is namelijk belangrijk dat anderen weten van het project en dat zij het nut van het project inzien. Met een goede probleemstelling en duidelijk projectdoel kunnen de aiossen tijdens de kick-off anderen informeren over het belang van het project en hiermee zorgen voor draagvlak.

  • Stimuleer aiossen om zich te verdiepen in de rollen en verantwoordelijkheden van andere zorgverleners in de keten. Het is voor het project van belang dat aiossen rekening houden met de invloed die het project heeft op het werk van betrokken zorgverleners. Hiervoor is het in eerste instantie van belang dat ze het werk van anderen goed kennen. Vervolgens kan de aiossen in kaart brengen wat de invloed/impact project op betrokkenen (zoals verhoging werkdruk of moeten aanleren van nieuwe werkprocedures). Dit kan (logischerwijs) leiden tot weerstand voor het project. Door mensen goed te informeren over het nut van het project en met hen af te stemmen hoe de negatieve impact kan worden geminimaliseerd, maar vooral ook wat de extra inspanning oplevert helpt om mensen te motiveren om medewerking te verlenen aan het project.

  • Expliciteer rolverwachtingen: Uit interviews is gebleken dat onduidelijke rolverdeling kan zorgen voor projectstagnatie. 

Tussen 2016 en 2018 heeft het Athena Instituut het Bewustzijnsproject geëvalueerd. Op deze website vind je de onderzoeksresultaten van die evaluatie. Uit deze evaluatie zijn vier doelmatigheidspijlers ontwikkeld die een bijdrage leveren aan het structureel inbedden van doelmatigheid op de leer-en werkvloer binnen de Nederlandse zorg.

doelmatigheidspijlers